– Pandemien har vært selve syretesten for arbeidsmiljøet

Noen av dem delte hun under PBL lederkonferanse, som går av stabelen i dag.

– Dette er et tema som flere barnehager har ønsket bistand fra oss på. Hvordan har denne pandemien preget oss og arbeidsmiljøet? Kan vi ta tilbake det arbeidsmiljøet vi hadde, og kanskje også få det enda bedre enn før? Hvordan skal vi jobbe med arbeidsmiljøet nå og fremover?

– Hva er det konkret barnehagene trenger hjelp til?

– Vi har fått mange henvendelser knyttet til smittevern og beredskap, men også om individuell oppfølging av enkeltansatte og det psykososiale arbeidsmiljøet. Den enkelte ansattes reaksjon på pandemien kan påvirke arbeidsmiljøet, noe som igjen kan føre til samarbeidsutfordringer.

Hanne Kvaløsæter er utdannet barnehagelærer med videreutdanning innen HMS, har lang fartstid fra barnehage, og da hun tok master i personelledelse var det nettopp barnehagen som arbeidsplass som var temaet for nærmere undersøkelse. De siste årene hare hun jobbet med arbeidsmiljø som spesialrådgiver i PBL Mentor Bedriftshelsetjeneste, og er jevnlig ute i barnehagene. Hennes spesialfelt er ledelse, psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø.

– Pandemien har vært selve syretesten på å beholde et godt miljø gjennom en ny og vanskelig tid, sier hun.

Mye usikkerhet

13. mars i fjor stengte barnehagene brått og ubarmhjertig. De neste ukene foregikk alt av kommunikasjon mellom hjemmekontor og de få som var fysisk igjen på jobb i barnehagen. På telefon, mail eller videochat.

– Ingen visste hva dette egentlig var, eller hvilke konsekvenser det ville få. Hvor lenge skal det vare? Hva skal vi gjøre? Hva gjør de andre?

Kvaløsæter beskriver en hverdag preget av usikkerhet og nye arbeidsoppgaver. Når barnehagene fikk lov til å åpne igjen, var det til en ny hverdag - med inndeling i kohorter og langt færre kontaktpunkter.

– Samarbeidet ble strøket, foruten planlegging av praktiske og organisatoriske løsninger. Det var heller ingen sosiale treff, verken på jobb eller utenfor jobben.

– Kan du si noe om hva som har vært de vanligste utfordringene knyttet til ledelse underveis i pandemien?

– Ledelse handler om å skape gode kollektive kulturer. Akkurat det har vært nesten umulig i den tiden som har vært. Det har også vært vanskeligere å oppdage utfordringer som truer miljøet fra hjemmekontoret, eller adskilt fra de ulike kohortene. I tillegg har det også vært vanskelig å vite hvordan de ansatte egentlig har det i denne situasjonen. Hvordan takler de det som er vanskelig og hva trenger de støtte på? Noen ansatte har slitt med helseangst, og for noen har latente psykiske utfordringer fått rom til å blusse opp. Mennesker er ulike og har ulike behov og er i ulike faser av livet, sier Kvaløsæter.

Hun peker også på utfordringer knyttet til å se de ansatte, og samtidig fange opp risikoen knyttet til slitasje på grunn av ekstra arbeid rundt smittevern, eller høyere sykefravær og vikarbruk.

Mer selvledelse

Med lederen på hjemmekontor eller rett og slett mest på kontoret, har mange pedagogiske ledere opplevd å få større ansvar, og større grad av selvledelse.

– Noen av styrerne har blitt tvunget til å slippe kontrollen og den fulle oversikten over barnehagen i denne perioden. Det vet jeg har vært utfordrende for mange, sier Kvaløsæter, og sier at det å ta kontrollen tilbake igjen kan føre til nye utfordringer.

– Det kan fort oppleves av mange som tap av tillit, overvåking og detaljstyring fra lederens side. Det kan igjen føre til at de ansatte mister motivasjonen og arbeidsengasjementet sitt.

En annen ting som kan gå ut over motivasjonen, er å ikke få gjennomført det man har planlagt - noe inndelingen i kohorter i mange tilfeller har satt en stopper for.

– Arbeidsmiljøet kan oppfattes som bra internt i kohortene, men for noen blitt mer utfordrende på tvers av kohorter og avdelinger. Man kan også oppleve at arbeidsmiljøet blir splittet, og utfordringene og konflikter kan fort bli større på grunn av situasjoner vi ikke rår over.

Hun mener også det er på høy tid å rive seg løs fra hjemmekontoret.

– Mange opplever at hjemmekontor er mer effektivt. Dette kan isolert sett være en god ting, men i det lange løp, og i lys av viktigheten av en tilstedeværende ledelse, så er ikke det å anbefale med tanke på relasjonsbygging og arbeidet med arbeidsmiljøet.

– Ta arbeidsmiljøet tilbake!

Så hva skal til for å ta arbeidsmiljøet tilbake? Hanne Kvaløsæter mener det må en skikkelig dugnad til. Samtidig er det viktig for de fleste av oss å ha en arbeidsplass å gå til hver morgen, og være en del av fellesskapet arbeidsplassen utgjør.

– Vi kan samle fellesskapsfølelse i veldig mye av det som skjer i løpet av dagen: Gjennom utviklingsarbeid, felles holdninger, felles pedagogisk grunnsyn, mål, visjon – og mye mer. Dette forutsetter at vi kan treffes og se hverandre i øynene igjen, være i samme rom og lese hverandres kroppsspråk. Ta på hverandre, kanskje gi en klem etter hvert og kjenne verdien av å jobbe skulder mot skulder med en god kollega igjen. Dette er ting vi kanskje tidligere tok for gitt og ikke tenkte over - men som vi ikke lengre skal undervurdere på jobben.

Samtidig er noen komponenter som er avgjørende for et godt arbeidsmiljø - korona eller ei:

– Alt må ikke være kommet helt tilbake til normalen før vi kan begynne å jobbe med arbeidsmiljøet igjen. Har vi et godt arbeidsmiljø i utgangspunktet så vil jobben mot den normalen vi kjente og kjenner bli lettere – derfor må vi ikke vente med å ha fokus på det før vi er tilbake på grønt nivå igjen og alle er fullvaksinerte, sier hun.

De beste rådene

Her er noen av Hanne Kvaløsæters beste tips til lederne for å sikre et godt arbeidsmiljø:

Få overblikk over hvordan arbeidsmiljøet er i dag.

Sett av tid i fellesskap til evaluering og debriefing. Det er ingen som ikke har blitt påvirket av korona-situasjonen. Ta hver enkelt ansatt på alvor og vis omtanke, vær oppmerksom på kjente risikofaktorer, og at mange kan oppleve å få en reaksjon etter at hverdagen er blitt mer normal igjen. Det er forventet at noen kan oppleve økte psykiske plager som følge av tiden som har vært, og da spesielt forårsaket av bekymringer for egen og andres helse.

En idé kan være å gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse og få medarbeiderne til å evaluere hvordan de har det på jobb. Resultatene fra en slik undersøkelse kan legge et godt grunnlag for å se hvilke områder som må jobbes med i arbeidsmiljøet.

Bygg fellesskapsfølelse.

Det er på tide å snu tilbake fra meg og mitt til oss og vi igjen. Nå må vi finne et felles prosjekt å igjen samle oss rundt og finne tilbake til fellesskapet. Ta tilbake kontrollen over egen hverdag! Sett et navn på prosjektet, som for eksempel «Vi tar arbeidsmiljøet tilbake». Det er viktig å ha litt lave skuldre i dette arbeidet, være litt nedpå og tenk at dette er en del av et større forbedringsarbeid som skal gå over tid.

Fokuset bør ligge på medarbeiderne, og alle må delta i dette. Det er tross alt den enkelte som bidrar til å skape det miljøet man er en del av. Alle synspunkter og meninger må få komme frem – det er da de beste avgjørelsene tas. Trygghet og åpenhet er kanskje det viktigste akkurat nå.

Jobb systematisk med arbeidsmiljøet

Arbeidsmiljø er et varig og kontinuerlig prosjekt. Det ligger en stor gevinst i å jobbe systematisk med arbeidsmiljøet, og er forebyggende på mange måter. Det kan for eksempel være å:

– Lag en handlingsplan etter å ha gjennomført arbeidsmiljøundersøkelsen. Noen må sørge for at det blir en kontinuitet i arbeidet. Lag derfor en egen gruppe som kan holde litt i trådene over tid. Denne gruppen kan for eksempel hete en arbeidsmiljøgruppe.

– Ha fokus på de mellommenneskelige forholdene og gi hverandre anerkjennelse og respekt for at vi takler dette på hver vår måte ut fra egne forutsetninger og fortid.

– Vær en tilstedeværende leder. Vi ser at arbeidsmiljøet kan påvirkes negativt dersom daglig leder er mye borte. Nå kan forhåpentligvis og endelig du som daglig leder bevege seg rundt i avdelingene igjen. Gjør deg selv tilgjengelig for barn, ansatte og foreldrene slik at du også her kan fange opp signaler og eventuelt agere på det som trengs.

– Sats på sosiale sammenkomster utenfor barnehagen, som for eksempel personaltur, sommerfest, julebord - det er fine og koselige tiltak som mange setter pris på. Det kan også være en ide å gjøre noe sosialt på et personalmøte der det er obligatorisk oppmøte.

– At man mestrer arbeidet og kravene på arbeidsplassen er viktige faktorer som må være på plass i et arbeidsmiljø for at ansatte skal trives og vokse i egen jobb. Arbeidsmengde og tid til å utføre arbeidsoppgavene er to forhold ved jobben som henger nøye sammen. Opplevelsen av arbeidspress er ofte knyttet til at man opplever å ikke ha nok tid til å gjøre arbeidsoppgavene skikkelig, eller at mye skal gjøres innenfor kort tid.

– ...på samme måte som det er viktig å unne seg tid til å skravle litt med kollegaene sine hvis mulighetene byr seg. Prioriter å ha pauser sammen, og kanskje kan et tiltak være å legge fra seg telefonene og heller snakke sammen, oppfordrer Kvaløsæter.