Økte bemanningen: «Sykefraværet har ikke blitt lavere, men kvaliteten har gått opp»

Sammen med Fafo-forskerne Ketil Bråthen og Leif E. Moland har hun undersøkt betydningen av økt bemanning i to barnehager i Fredrikstad kommune. Resultatene ble lagt frem tirsdag, under Arendalsuka.

Det var tilbake i 2019 at bystyret i Fredrikstad vedtok å gjennomføre et pilotprosjekt i to kommunale barnehager. Målet var å høste erfaringer med om økt bemanning kan bidra til redusert vikarbruk og eventuelt også redusert sykefravær.

– Prosjektet skulle finansieres innenfor det ordinære budsjettet til virksomhetene, og var inspirert av lignende utprøvinger i andre kommuner som til dels har meldt om gode resultater, både innenfor pleie og omsorg og oppvekstfeltet, fortalte Ketil Bråthen.

På grunn av pandemien kom prosjektet først i gang våren 2023. Det pågikk i ett år – til april 2024, opplyste forskeren.

Les Fafo-rapporten her.

Ett ekstra årsverk

I løpet av prosjektperioden fikk barnehagene økt sin grunnbemanning med ett årsverk hver.

– Det skulle fylles av en medarbeider som hadde fagbrev som barne- og ungdomsarbeider, og det skulle finansieres innenfor barnehagenes ordinære budsjett. Det betyr at en del av barnehagens frie midler eller vikarbudsjett skulle bindes opp til å finansiere en ekstra heltidsstilling i hver av barnehagene, fortalte Bråthen.

Stillingen ble utlyst som en midlertidig prosjektstilling med en lengde på ett år.

Fafo fikk i oppdrag å gjennomføre følgeforskning knyttet til prosjektet. Spørsmålene de skulle finne svar på var: Har den økte faste bemanningen hatt betydning for sykefraværet og vikarbruken? Og hvilken betydning har det hatt for arbeidsmiljøet og barnehagekvaliteten?

– Vi har gjennomført intervjuer i barnehagene ved prosjektets start og slutt. Vi har også hatt en workshop underveis, og gjennomført en regnskapsanalyse basert på kommunens data om vikarbruk og sykefravær i perioden før og gjennom prosjektet, fortalte Bråthen.

Valgte ulike løsninger

Forskningsassistent Selma Yssen kunne fortelle at de to barnehagene som deltok i prosjektet hadde mange fellestrekk.

– De var begge mellomstore barnehager. De hadde mange ansatte med relevant utdanning, både barnehagelærere og fagarbeidere. De hadde også en stabil personalgruppe – folk hadde jobbet der lenge og trivdes godt. Begge barnehager var lærebedrifter som tok imot lærlinger hvert år og begge lå litt under snittet i Fredrikstad, både når det gjaldt sykefravær og bruk av vikarer.

Da prosjektet skulle settes i gang fikk barnehagene ganske stor frihet til å bestemme hvordan de skulle bruke den ekstra ansatte, opplyste Yssen.

– De fikk bestemme hvem de skulle ansette og også hvor den ansatte skulle jobbe.

I den ene barnehagen valgte de å knytte den prosjektansatte fast til småbarnsavdelingen.

– De opplevde at de hadde et behov for å styrke og stabilisere denne avdelingen. Samtidig hadde de en intern avtale med de ansatte om at alle skulle arbeide mer på tvers og hjelpe til å dekke opp for fravær på andre avdelinger når det oppsto, fortalte Yssen.

– I den andre barnehagen valgte de en «rundt omkring»-løsning. Der skulle den prosjektansatte arbeide på tvers av alle avdelingene for å dekke opp for fravær. En slags «intern vikar», selv om det jo ikke var en vikar. På grunn av noen fravær, reduserte barnegrupper og litt andre formål, endret de organisering underveis i prosjektet. I en periode arbeidet den prosjektansatte fast på én avdeling også der.

– Ingen store endringer i sykefraværet

Mot slutten av prosjektperioden så Fafo-forskerne på hvordan bruken av vikarer og sykefraværet hadde utviklet seg i de to barnehagene.

– Når det gjaldt sykefraværet fant vi ingen store endringer, heller ikke sammenlignet med resten av kommunens barnehager. Det har holdt seg stabilt. Det var egentlig som forventet basert på kunnskap vi har om årsakene til sykefravær og erfaringer fra lignende prosjekter, fortalte Ketil Bråthen.

– Vi vet at mye av sykefraværet kan forklares av forhold utenfor arbeidsplassen og derfor ikke så enkelt kan løses av tiltak eller endringer på arbeidsplassen.

Forskerne så også på hvordan fordelingen av fastlønn og lønn til vikarer hadde utviklet seg gjennom prosjektperioden.

– Analysen av regnskapsdataene viste at før prosjektstart så lå begge barnehagene litt under snittet i kommunen når det gjaldt bruk av vikarmidler. Vi finner at forsøket med å «binde opp» deler av vikarbudsjettet med én prosjektansatt i hver av de to barnehagene ikke har ført til økte kostnader i prosjektperioden. Det har altså ikke kostet mer å binde opp deler av vikarbudsjettet til en ekstra ansatt, sa forskeren.

Selv om den utvidede bemanningen ikke reduserte sykefraværet, opplevde både ansatte og barnehagelederne mange positive gevinster ved å ha en ekstra ansatt i barnehagen.

Forutsigbarhet, trygghet og stabilitet

Forskningsassistent Selma Yssen fortalte at tre nøkkelord gikk igjen i intervjuene med ledere og ansatte i de to barnehagene: Forutsigbarhet, trygghet og stabilitet.

– Mange av informantene brukte nettopp disse tre ordene for å beskrive prosjektperioden og erfaringene de hadde med økt fast bemanning, sa hun.

– Det fremste funnet vårt er at en ekstra ansatt i barnehagen opplevdes som en mer forutsigbar og trygg erstatning for eksterne vikarer. De ansatte beskrev at barna i større grad møtte kjente voksne, noe som skapte ro og trygghet.

«Det er ikke alle de voksenskiftene med ukjente folk som ikke kjenner barna» uttalte én ansatt.

– En buffer

I tillegg til dette fortalte både ansatte og ledere at de sparte tid og krefter på oppgaver som dreide seg om oppfølging og veiledning av vikarer.

«Pilotforsøket har bidratt til at barnehagene har hatt en mer stabil personalgruppe, som har hatt positive ringvirkninger for barnehagekvaliteten» skriver forskerne i rapporten.

– Den økte bemanningen har først og fremst vært en erstatning for eksterne vikarer. Men på dager uten fravær – når alle har vært friske og raske – så har man hatt en ekstra ansatt i hverdagen, sa Yssen.

Noen av informantene uttrykte litt skuffelse over at det ikke ble så mange dager i løpet av prosjektperioden hvor de faktisk opplevde å være en ekstra på jobb, opplyste hun.

– Men selv om det kanskje var færre dager enn man hadde håpet på, så beskrev de at de dagene med en ekstra ansatt ga tid og rom til tettere oppfølging av barn som trengte det. Det ga også rom for å sette i gang flere lek- og læringsaktiviteter inne og ute, og rom til å gjennomføre kvalitetsforbedringsprosjekter man ellers ikke hadde tid til.

– Flere beskrev at de oftere kunne dele barna inn i mindre grupper. Og i den ene barnehagen hadde de ved hjelp av den prosjektansatte satt i gang et løft på digital kompetanse for alle ansatte, fortalte Yssen.

«Kvaliteten har gått opp»

En av barnehagelederne oppsummerte prosjektperioden på følgende måte:

«Sykefraværet har ikke blitt lavere, men kvaliteten har gått opp.»

Særlig én av barnehagene opplevde at de var blitt litt mer robuste, fortalte Yssen.

– Når de hadde noen dager med en ansatt på «topp» av den vanlige bemanningen og fin flyt, så bygget de seg opp en slags bank av overskudd som kom til nytte de dagene det røynet på. Da hadde de en «buffer» av krefter og overskudd som de kunne hente ut i fellesskap. Og selv om vi ikke kan se at dette har hatt påvirkning på sykefraværet i prosjektperioden, kan det hende at vi hadde sett det hvis vi hadde fulgt barnehagene over lengre tid.

– Selv om dette prosjektet med utvidet bemanning var ganske lite og varte i kun ett år, kan vi si at funnene fra Fredrikstad er i tråd med lignende prosjekter med forsøk med økt bemanning i både barnehager og i kommunale helse- og omsorgstjenester, fortsatte Yssen.

Også her forteller ansatte og ledere om bedre kvalitet i arbeidshverdagen og i det tilbudet de gir til barna, sykehjemsbeboerne og pasientene, opplyste hun.

– Basert på vår følgeforskning av Fredrikstad-prosjektet kan vi si at det virker som om det er mye å vinne på å omfordele lønnsmidler fra vikarer til en større, fast bemanning, for både arbeidsmiljø og kvaliteten på tilbudet.