De er på nesten 24-7: Slik jobber kriseteamet hos Espira

Med over 2.700 ansatte i over hundre barnehager - i over 50 kommuner, er behovet for informasjon stort i Espira-konsernet. De ansatte har ansvar for nær 10.000 barnehagebarn over hele landet. 

Allerede i februar satte Espira ned en krisestab for å håndtere kommende utfordringer. Etter at det ble bestemt at alle landets barnehager og skoler skulle stenge før helga, har trykket økt betraktelig. 

– Jeg har fire barn hjemme, tre som går på skolen og en i barnehage. Heldigvis har jeg en mann som tar seg av det meste, sier Grethe Alver og smiler. 

Hun er Regionsjef Sørlandet i Espira. Sammen med regionsjefen for Vestlandet, Therese Dahn, HR-sjef Linn Paulsen og kommunikasjons- og organisasjonsdirektør Jens Schei Hansen utgjør hun teamet som den siste tiden står for kriseberedskapen i barnehagekjeden Espira. I dag tar de seg også tid til en prat med barnehage.no - på videochat. 

– Vi er mer og mindre tilgjengelige hele døgnet. Det blir noen timer. 

Fra hvert sitt hjemmekontor er de klare for å svare på spørsmål om alt fra matleveranser og hygiene, til frykt for smitte og hvem som har krav på barnehageplass når barnehagen egentlig er stengt. Ikke før mandag kveld kom det klare retningslinjer for det sistnevnte. 

– Akkurat det har vært en av de tøffeste utfordringene siden torsdag og gjennom helga. Det å forsøke å komme fram til hvem som har rett til plass og ikke har vært vanskelig, og noe som ikke burde vært overlatt til de barnehageansatte, sier Schei Hansen. 

Egen spørretime

Selv om de sitter på hvert sitt sted i landet, gjør ny teknologi det enkelt å kommunisere. Både med de i alt 104 barnehagestyrerne, hverandre og resten av administrasjonen i konsernet. 

– Vi bruker Microsoft Teams, og organiserer både felles nettmøter og deler dokumenter der. Målet er å lose alle gjennom denne krisen på en best mulig måte, og ivareta både barn, foreldre og ansatte, sier Schei Hansen. 

Det innebærer blant annet å arrangere live «spørretime», der styrerne har kunnet sende skriftlige spørsmål som deretter har blitt besvart av de som sitter i krisegruppa. Etter spørretimen har alt av spørsmål og svar blitt skrevet ned og delt med alle ansatte. 

– På den måten slipper styrerne å stille de samme spørsmålene. Og de får svar også på ting de ikke visste at de lurte på. Alt ville tatt veldig mye lenger tid om vi ikke kunne brukt denne digitale arenaen, sier Grethe Alver, og legger til: 

– Selv om det er blitt brukt mange timer på dette, er det veldig fint å kunne bidra ut til barnehagene. De står vel så mye på hodet som det vi gjør. 

Bruker tid på planlegging

En av dem som har hatt god nytte av teamet, er Maria Grotle. Hun er styrer i Espira Marthahaugen barnehage på Frekhaug i Alver kommune i Vestland, rundt tre mil nord for Bergen. Den fire avdeling store barnehagen har til daglig 84 barn og 21 fast ansatte. 

Akkurat nå er barnehagen stengt, og de ansatte på hjemmekontor. 

– Akkurat nå har vi ikke noen barn som har omsorgstilbud, men jeg har fått noen henvendelser fra foreldre som kommer til å få behov for det på sikt. Det er fremdeles litt usikkert, sier hun. 

Akkurat nå bruker hun brorparten av arbeidsdagen på planlegging, og kontakt med både ansatte og foreldre. 

– Foreldrene har fått beskjed om at de kan kontakte meg på telefon, mail eller via Spireportalen. Jeg har også fått henvendelser i alle de kanalene. De har hatt mange ulke spørsmål, og etterspør mye informasjon - og vi har en god dialog, sier styreren. 

– Har du støtt på noen store utfordringer siden stengingsvedtaket kom? 

– Nei, det har egentlig gått veldig fint. 

Samtidig har hun tett dialog med de ansatte, og planen er klar for hvem som skal stille fysisk på jobb om noen av barna kommer tilbake til barnehagen mens den er stengt. 

– Enn så lenge er alle bedt om å ha hjemmekontor. Samtidig har vi gode digitale møter. De pedagogiske lederne er flinke til å delegere oppgaver, de forbereder møter, lager planer og bruker tiden til å oppdatere seg faglig. Slike ting man ikke vanligvis har så god tid til i en hektisk hverdag. 

Grotle skryter samtidig av jobben som gjøres både i kriseteamet og administrasjonen i Espira. 

– De har vært ekstremt tilgjengelige for oss styrere. De holder seg blant annet oppdatert på relevant informasjon fra myndighetene, og gjør den tilgjengelig, slik at vi slipper å lete for å finne den informasjonen vi trenger. De fikk også beredskapen opp i løpet av veldig kort tid. 

Akkurat nå er seks av barnehagene til Espira stengt på grunn av uavklart smittesituasjon.

– I alle seks barnehagene har det utelukkende vært snakk om mulig smitte blant foreldre - ingen barn eller ansatte har vært rammet, sier Jens Schei Hansen. 

I tillegg er det noen flere barnehager som er stengt på grunn av at det ikke har vært barn med behov for plass. 

– Det tallet endrer seg fra dag til dag, og vi er forberedt på at det kommer til å endres også framover.

Beredskap og bakvakt

I Marthahaugen barnehage er planen klar for hvis - og når - enkelte av barna kommer tilbake. 

– Enkelte av de ansatte har beredskapsvakt, og er innstilt på at jeg ringer dem ved behov. Foreløpig har jeg også nok folk. De ansatte er veldig fleksible og positive, og innstilte på å stille på kort varsel, sier styreren. 

Hun forteller at også beredskapsvaktene har bakvakter. 

– Slik at hvis det blir sykdom hos de ansatte, kan de ta direkte kontakt med bakvaktene. Slik sikrer vi at driften blir forsvarlig. Vi har også laget et system som skal fungere best mulig for barna og foreldrene; som at hvis det kommer barn tilbake til småbarnsavdelingen, skal vi sørge for at de blir møtt av ansatte som kjenner dem. Vi har også brukt tid på å kartlegge hvilke barn som kommer tilbake. Vi er forberedt, sier Grotle. 

Ulik beredskap i kommunene

For teamet i beredskapsgjengen har det vært en hektisk helg. 

– Vi så tidlig at det ville bli mange utfordringer for styrerne våre, sier Jens Schei Hansen. 

– Hvilke spørsmål har dere måttet svare på? 

– Det er kanskje det som er mest spesielt, fordi det er så veldig mye forskjellig. Før helga handlet det aller mest om hvem som skulle få plass i barnehagen, mens etter at retningslinjene kom på plass, handler det mye om sykdom. Særlig i de barnehagene som er stengt på grunn av usikkerhet rundt smittesituasjonen. I tillegg er det en del som er syke - ikke nødvendigvis på grunn av koronavirus, men det er jo også sesong for forkjølelse og influensa. Det gjør at mange er litt engstelige rundt hele situasjonen, sier Schei Hansen. 

– Vi får også mange spørsmål rundt ansettelsesforhold og hvordan man skal organisere arbeidet. Mange har egne barn som er hjemme. Noen har partnere som er hjemme fra jobb, mens andre fremdeles går på kontoret. I og med at det har vært så mange endringer i retningslinjene har det vært mye å holde seg oppdatert på - og vi har måttet kommunisere raskt hva som gjelder akkurat nå. Vi har også fått en del spørsmål knyttet til hygiene og renhold, sier Linn Paulsen, før hun legger til: 

– For oss har det vært veldig viktig å trygge alle på at dette er noe vi ikke står alene om. Vi er sammen i denne situasjonen, og da skal det ikke være noe problem. 

Også reglene rundt de som er i karantene har endret seg hele veien. Regler som til dels også har vært ulike i ulike deler av landet. Espira har barnehager i over 50 kommuner. 

– Vi har også merket at retningslinjene har vært forskjellige fra kommune til kommune. Noen er flinke til å lage gode føringer, og dermed gjort det enkelt for oss. Andre kommuner har ikke hatt slike ting på plass, og har ikke satt noen form for beredskap. Det har vært en utfordring. Jevnt over ser vi at de største kommunene med mest ressurser også er de som har vært flinkest, sier Therese Dahn. 

Intense dager

Kriseteamet er på jobb som vanlig fra åtte til fire. I tillegg går de vakt på skift. 

– Vi har heldigvis fått tid til å puste innimellom. I går hadde jeg vakt fra seks til åtte om kvelden, så da fikk jeg tid til å gå en tur ut. Jeg synes egentlig vi er gode til å ta vare på hverandre, sier Dahn. 

– Man trenger litt balanse når det blir så intenst som det har vært de siste dagene. Som i helga. Man lever seg veldig inn i det. I krisesituasjoner er man vant til at det går over - men dette er helt spesielt, siden vi ikke vet hvor lang tid det kommer til å vare, sier Schei Hansen. 

Sammen med resten av teamet er han forberedt på det meste. Også at det vil ta tid før hverdagen går tilbake til normalen. 

– Vi må egentlig bare være forberedt på alt mulig rart. Men vi skal være her, uansett. 

Det er barnehagestyrer Maria Grotle glad for. 

– Espira er flinke på dette området, både med kriseteamet og fagavdelingen. De fortjener skryt - på samme måte som min regionsjef er flink til å skryte av meg. Vi trenger det kanskje litt ekstra akkurat nå. Alt dette er nytt for alle, men det er viktig at vi jobber sammen.