Systemet som skal gjøre barnehageansatte mer reflekterte

Grimstad har jobbet som seksjonsleder i Sandefjord kommunale barnehager i cirka fire år. Fra august skal han kun jobbe i sitt eget firma, Bedriftsdoktoren AS. Her driver han blant annet med organisasjonsutvikling og drifter systemet Parrhesia³⁰⁰⁰, et prestasjonsfremmende system for barnehagepersonell som han selv har utviklet.

Ifølge Grimstad er reflekterte voksne helt avgjørende for å kunne heve kvaliteten på barnehagetilbudet. Han forteller at Parrhesia³⁰⁰⁰ er et system som skal få de ansatte i barnehagen til å tenke mer over sin egen profesjonsrolle.

– Kvaliteten i barnehagen er nært knyttet opp mot måten man utfører profesjonsrollen på. Dette er et system som vil kunne bidra til at barn får økt trivsel og læringsutbytte ved at personalet får økt bevissthet rundt måten de utfører jobben sin på, sier han.

Parrhesia³⁰⁰⁰

Navnet Parrhesia er hentet fra gresk filosofi og betyr «å våge å si alt». Filosofien bak Parrhesia³⁰⁰⁰ er at barnehagepersonell er avhengige av tilbakemeldinger fra sine kolleger dersom de skal kunne nå sitt menneskelige og faglige potensial. Systemet baserer seg derfor på at de ansatte setter ord på egen vurdering av kollegaers samspill med barn. Tanken er at dette skal føre til mer av det som fungerer og mindre av det som ikke er bra.

– Du vil aldri nå ditt fulle læringspotensial hvis du ikke får tilbakemeldinger fra de du jobber sammen med, som ser deg fra utsiden. Hvis man skal ha en god barnehage er man avhengig av å ha en god tilbakemeldingskultur hvor personalet gjør hverandre bedre i måten å møte barn på, sier Grimstad.

Systemet inneholder verktøy som skal være til hjelp i alt fra rekrutteringsprosessen og oppfølgingen av nyansatte, til utviklingen av personalet og grensesetting overfor barn.

– Parrhesia³⁰⁰⁰ er basert på rammeplanen og sentrale teorier om ledelse, forteller Grimstad.

– Det er det eneste fullstendige, skreddersydde ledelsesverktøyet i barnehagesektoren. Det sikrer også at barnehagene som bruker systemet oppfyller kravene i lov om barnehager og rammeplanen. Systemet er basert på at man hele tiden skal bryte ned rammeplanen og se på hvordan man jobber med omsorg, lek, læring og danning.

Parrhesia³⁰⁰⁰ er web-basert og er, ifølge Grimstad, veldig enkelt å bruke.

– Du har det med deg overalt. Det eneste du må huske er brukernavn og passord.

Brukerne får tilgang til de ulike funksjonene i systemet ut i fra hvilken posisjon de har i barnehagen. En assistent vil for eksempel kun ha innsyn i samtalemaler som er aktuelle for en assistent, men aldri andre assistenters utfylte skjemaer. Pedagogisk leder og styrer får lese- og skriverettigheter i utfylte skjemaer fra personer de har lederansvar for.

Så et behov

De første ideene til systemet kom allerede for ti år siden da Grimstad jobbet som styrer i barnehage, og kjente på mangelen av rutiner blant annet når det gjaldt oppfølging av nyansatte under prøvetiden.

Det er svært viktig å ha et system for hvordan man følger opp nyansatte, påpeker Grimstad. Både for at den nyansatte skal komme raskt opp på ønsket nivå, men også til dokumentasjon hvis personen ikke har en tilfredsstillende utvikling i løpet av prøvetiden.

– Jeg kjenner til tilfeller hvor arbeidsgiver måtte gi konkrakt på fast ansettelse til personer som ikke fungerte tilfredsstillende, fordi man ikke hadde dokumentert oppfølgingen i prøvetiden, forteller Grimstad. Parrhesia³⁰⁰⁰ skal forhindre at dette skjer.

Grimstads system legger opp til at den nyansatte skal ha flere samtaler med pedagogisk leder og styrer i løpet av prøvetiden. For hvert møte fylles det ut et skjema der det står hva den nyansatte skal bli bedre på til neste samtale.

– Hvis nyansatt ikke viser tilfredsstillende utvikling og du påpeker de samme tingene flere ganger i prøvetiden, kan du skrive ut disse dokumentene fra systemet og signere dem, så er de juridisk gyldige.

• LES OGSÅ: Tydelige ledere er den viktigste faktoren for å skape gode arbeidsmiljø

Mer rettferdig rekrutteringsprosess

SAKOMBA-barnehagene (Sandefjord kommunale barnehager) har vært de første til å teste Grimstads system. Siden august i fjor har de blant annet tatt i bruk rekrutteringsverktøyene.

Grimstad mener det er avgjørende å ha gode rutiner når man skal rekruttere til barnehager.

– Noe av det viktigste vi gjør er å skaffe riktige mennesker til verdens viktigste jobb.

Parrhesia³⁰⁰⁰ inneholder blant annet en intervjumal som sikrer at alle kandidatene får de samme spørsmålene. Dette har ført til en mer rettferdig rekrutteringsprosess, mener Torunn Johannessen, som er styrer i Ranvik og Åsane SAKOMBA-barnehage.

– Det at alle fikk de samme spørsmålene gjorde prosessen mer rettferdig. Intervjuene ble ikke styrt av førsteinntrykket man fikk av kandidatene, forteller hun.

Intervjumalen er bygget opp slik at kandidatene først får et generelt spørsmål av typen: «Hva er god omsorg for deg?», og deretter et mer spisset spørsmål: «Gi et konkret eksempel fra en gang du ga god omsorg til et barn?».

De standardiserte spørsmålene gjorde det også lettere å skille kandidatene fra hverandre, forteller Minda Borø. Hun er styrer i Haukerød og Kapteinløkka SAKOMBA-barnehage.

– Det blir en mye lettere vurdering når du har lik ramme på intervjuene og alle får den samme muligheten til å vise og fortelle noe ut i fra de samme områdene, sier Borø.

• LES OGSÅ: – Motivasjon er selve drivkraften for utøvelse av pedagogisk arbeid

Har blitt flinkere til å gi tilbakemeldinger

En av de største fordelene ved å ta i bruk Parrhesia³⁰⁰⁰ har, ifølge de ansatte i SAKOMBA-barnehagene, vært at tilbakemeldingskulturen har blitt bedre.

– Vi har jobbet med tilbakemeldingskultur gjennom systematisk vurdering av praksis. Jeg føler vi har skapt et klima hvor folk er trygge på hverandre og hører på hverandre, sier Torunn Johannessen i Ranvik og Åsane SAKOMBA-barnehage.

Systematisk vurdering av praksis (SVUP) er en sentral del av Parrhesia³⁰⁰⁰. SVUP går ut på at en ansatt gir tilbakemelding til en kollega etter å ha observert kollegaen mens den utførte en positiv profesjonsrolle i møte med barn, eller en episode hvor kollegaen kan være tjent med økt refleksjon over egen profesjonsrolle.

Personen som har blitt observert skal ta imot tilbakemeldingene helt ufiltrert. Man skal notere ned hva man får tilbakemelding på og hvilke refleksjoner man gjør seg. Basert på kollegenes tilbakemeldinger skal man fortelle hvordan man vil jobbe med tilbakemeldingen frem mot neste SVUP.

– Det var veldig ubehagelig når vi først satte i gang, men jeg synes vi har blitt tøffere med både å ta imot og gi tilbakemeldinger, sier Kristina Lauritsen. Hun er pedagogisk leder i Kapteinløkka SAKOMBA-barnehage, og mener disse diskusjonene har ført til at personalet har blitt enda mer reflekterte og bedre i møtet med barn.

Pedagogisk leder i Haukerød SAKOMBA-barnehage, Trine Knapstad, har så langt bare positive erfaringer med SVUP.

– Jeg føler at vi har blitt styrket som avdeling og som team, forteller Knapstad.

De ansatte forteller at SVUP også har ført til en større bevissthet rundt barnehagens mål. Utfordringen har imidlertid vært å finne tid til å gjennomføre disse møtene.

– Den faglige praten er veldig god. Du reflekterer sammen og tenker sammen. Det er synd at vi ikke har mer tid til det, for det er ofte tiden som skorter, sier Knapstad.

Vil ha mindre av den personlige grensesettingen

Grimstad oppfordrer alle barnehager til å utarbeide retningslinjer for hvordan de skal sette grenser overfor barn. Dette vil i større grad sikre barns rettssikkerhet og hindre uhensiktsmessig grensesetting, mener han.

– Det er dessverre fremdeles noe personlig grensesetting i sektoren. Den private grensesettingen blir mer borte ved at barnehagen blir enig om felles måter å gjøre det på, sier Grimstad.

Parrhesia³⁰⁰⁰ inneholder en veiledning for utarbeidelse av en slik grensesettingsprotokoll, men det er personalet selv som bestemmer hvilke retningslinjer som skal gjelde i deres barnehage.

Systemet legger også til rette for at ansatte kan føre en personlig grensesettingsprotokoll når de føler de har gått for langt i grensesettingen overfor et barn. De ansatte må da fylle ut et skjema med informasjon om; når den påklagbare hendelsen fant sted, hvor, hva som skjedde og krysse av for om foreldrene er blitt informert eller ikke.

Pedagogisk leder i Åsane SAKOMBA-barnehage, Mary Ann Grytten, forteller at det i starten var ubehagelig å fylle ut en slik personlig grensesettingsprotokoll.

– Jeg tror mange følte at det var en bøyg å komme over, sier hun, men legger til at det etter en stund ikke kjentes så skummelt lenger.

Torunn Johannessen i Ranvik og Åsane SAKOMBA-barnehage, mener grensesettingen nå har blitt satt mer i system.

– Vi har praktisert på samme måte tidligere, med å si fra til foreldrene hvis vi har følt at vi har håndtert noe på en dårlig måte. Forskjellen er at vi nå får dokumentert det og at det samtidig blir en slags pedagogisk diskusjon rundt det på avdelingen, sier Johannessen.

Veien videre

Så langt er det kun de kommunale barnehagene i Sandefjord som har testet ut Parrhesia³⁰⁰⁰, men Grimstad har store planer om å ekspandere. Fra august 2015 satser han derfor fulltid på å føre Bedriftsdoktoren AS til nye høyder.

– Målet mitt er at 3000 barnehager i Norge skal bruke systemet. Det er heller ikke unaturlig å se til Sverige og Danmark ettersom de har mange av de samme prinsippene for pedagogikk og barnehagedrift som det vi har i Norge, sier han.

Dette er Parrhesia³⁰⁰⁰:

Parrhesia³⁰⁰⁰ er et kvalitetsutviklingssystem skreddersydd for barnehager og inneholder følgende prestasjonsfremmende systemer:

• Jobbanalyse
• Tips til annonsering av stillinger
• Intervjuguide til jobbintervjuet
• Vurdering av intervju
• Referansesjekk
• Startsamtale
• Systematisk oppfølging av nyansatt
• Tilsettingssamtalen
• Pedagogisk utviklingssamtale
• Pedagogisk leders utviklingssamtale
• Systematisk vurdering av praksis (SVUP)
• Medarbeidersamtale-gruppe
• Overføringssamtale
• Sluttsamtalen
• Grensesettingsprotokoll

Systemet er web-basert og tilfredsstiller strenge krav til datasikkerhet.

Les mer om Bedriftsdoktoren og Parrhesia³⁰⁰⁰ her.