Her er regjeringens forslag til ny økonomiforskrift som regulerer kravene til regnskapene som hver enkelt barnehage må føre.
Kapittel 1 – Innledende bestemmelser
§ 1. Formål
Formålet med forskriften er å sørge for at offentlige tilskudd og foreldrebetaling kommer barna i barnehagen til gode.
§ 2. Virkeområde
Kapittel 1, 2 og 4 gjelder virksomheter som driver godkjente private barnehager etter barnehageloven, og som mottar offentlig tilskudd til barnehagedriften.
Kapittel 3 gjelder virksomheter etter første ledd som driver flere barnehager eller tilleggsvirksomhet i samme rettssubjekt. Kapittel 3 gjelder ikke for barnehageeier som sammen med nærstående eller selskap i samme konsern som
a) eier, kontrollerer ordinære barnehager med til sammen færre enn tjue barn,
b) familiebarnehager med til sammen færre enn ti barn
c) én åpen barnehage.
Kapittel 2 - Generelle regler om rapportering, dokumentasjon mv.
§ 3. Særskilt regnskap for barnehagevirksomheten
Barnehageeieren skal avlegge et særskilt regnskap for barnehagen ved utarbeidelsen av årsregnskapet for rettssubjektet. Det særskilte regnskapet skal minst vise:
a) Inntekter, kostnader, og overskudd eller underskudd
b) Informasjon om eiendeler og gjeld, minimum
1. Eiendommer og andre anleggsmidler, inkludert immaterielle eiendeler
2. Investeringer
3. Varebeholdninger
4. Langsiktige fordringer og gjeld, inkludert pensjonsforpliktelser
5. Mellomværende mellom rettssubjektet og andre selskaper i samme konsern
c) Årlig og akkumulert resultat siste ti år
d) Noteopplysninger etter § 4 og § 15
e) Ledelsens rapportering etter § 5 og § 16
Regnskapet skal følge prinsippene, vurderingsreglene og oppstillingsplanen i regnskapsloven kapittel 4, 5 og 6.
Det særskilte regnskapet skal være en del av rettssubjektets ordinære årsregnskap. Det særskilte regnskapet kan publiseres separat dersom det i årsregnskapet klart vises til hvor det særskilte regnskapet er publisert.
Barnehageeieren skal hvert år innen en frist fastsatt av Utdanningsdirektoratet innberette om bruken av det offentlige tilskuddet og foreldrebetalingen, herunder årsregnskap og tilhørende revisorberetninger. Utdanningsdirektoratet fastsetter hvordan innberetningen skal skje.
§ 4. Noteopplysninger
Det særskilte regnskapet skal inneholde noteopplysninger etter noteopplysningskrav for små foretak i regnskapsloven kapittel 7.
Det særskilte regnskapet skal også inneholde noteopplysninger om:
a) Transaksjoner med nærstående, med angivelse av type transaksjoner, hvordan transaksjonene er prissatt og involverte beløp
b) Samlede utgifter til henholdsvis lønn, pensjonsforpliktelser og annen godtgjørelse til styrer i barnehagen. Dersom det er en daglig leder i rettssubjektet som driver barnehagen, skal tilsvarende opplysninger gis for vedkommende.
§ 5. Ledelsens rapportering
I tillegg til regnskapet, skal rettssubjektets ledelse eller styre gi en erklæring som skal inneholde:
a) Bekreftelse på at ledelsen er juridisk og økonomisk ansvarlig for barnehagen
b) Redegjørelse for utviklingen i de rapporterte regnskapsstørrelsene, dersom det er nødvendig for å forstå vesentlige endringer fra tidligere perioder
c) Bekreftelse av at rapporteringen er i tråd med kravene i denne forskriften når det gjelder finansiell og ikke-finansiell informasjon, herunder bekrefte fullstendigheten og gyldigheten av det finansielle og ikke-finansielle datagrunnlaget som er anvendt i utarbeidelsen av rapporteringen
d) Andre opplysninger, dersom disse er nødvendig for å sikre oppfyllelse av kravet om åpenhet for oppfølging, kontroll og tilsyn med barnehageloven § 23.
§ 6. Dokumentasjon og kontrollspor
Alle bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal være dokumentert og ha kontrollspor til tilhørende dokumentasjon i samsvar med bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk.
§ 7. Ajourhold
Bokføringen som ligger til grunn for det særskilte regnskapet, skal ajourholdes i samsvar med reglene i bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk.
§ 8. Oppbevaring av dokumentasjon
Barnehagen skal oppbevare regnskapsmateriale og annen dokumentasjon etter denne forskriften i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Oppbevaringspliktig materiale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Materialet skal kunne framlegges for tilsynsmyndighetene i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.
§ 9. Bruk av overskuddslikviditet
Barnehagen kan plassere likvide midler på bankkonto eller i norske pengemarkedsfond.
Dersom barnehagen plasserer, låner ut eller investerer likvider på annen måte, må barnehageeier sørge for tilfredsstillende sikkerhetsstillelse.
Sikkerhetsstillelsen skal være prioritert pantesikkerhet, garanti fra en finansiell institusjon med rett til å tilby slik tjeneste i Norge eller annen tilfredsstillende sikkerhet.
Sikkerhetsstillelsen skal dekke investert beløp og eventuelle andre tap utover investert beløp. Garantier og annen sikkerhetsstillelse skal være regulert av norsk rett.
§ 10. Avtaler med nærstående
Barnehageeieren skal behandle avtaler med nærstående parter i samsvar med aksjeloven § 3-8 første, andre, tredje og femte ledd for alle avtaler som overstiger 50 000 kroner per år.
Løpende avtaler skal oppdateres og godkjennes årlig.
Redegjørelsene og avtalene skal oversendes Utdanningsdirektoratet uten unødig opphold ved forespørsel.
§ 11. Revisjonsplikt
Det særskilte regnskapet skal revideres av en statsautorisert revisor.
Revisorens nummererte rapportering til styret i samsvar med revisorloven § 9-5 skal oversendes Utdanningsdirektoratet.
§ 12. Gjennomføring av reaksjoner ved brudd på regelverket
Dersom Utdanningsdirektoratet fatter vedtak om at barnehagen skal tilbakebetale tilskudd, skal beløpet betales direkte til kommunen innen angitt frist.
Barnehagen kan ikke benytte tilskudd og foreldrebetaling til å betale tilbake tilskudd som er brukt i strid med regelverket.
Dersom Utdanningsdirektoratet fatter vedtak om at tilskudd til barnehagen skal holdes tilbake, skal kommunen iverksette dette innen angitt frist.
§ 13 Tilsidesettelse av opplysninger (viderefører nåværende § 5)
Bryter opplysningene i det særskilte regnskapet til barnehagen vesentlig fra kravene i denne forskriften, kan Utdanningsdirektoratet sette barnehageeierens opplysninger til side.
Kapittel 3 - Særlige regler for rettssubjekter som driver flere barnehager eller tilleggsvirksomhet i kombinasjon med barnehagevirksomhet
§ 14. Fordeling av transaksjoner, eiendeler og gjeld
Transaksjoner, eiendeler og gjeld som ikke praktisk lar seg henføre direkte, skal fordeles ved bruk av relevante fordelingsnøkler anvendt i tråd med årsaksprinsippet. Med årsaksprinsippet menes i tråd med de underliggende aktivitetene som forårsaker inntektene eller kostnadene. Slike fordelte felleskostnader kan ikke inneholde fortjenesteelementer. Eiendeler og gjeld nevnt i § 3 første ledd b) skal henføres i det særskilte regnskapet. Der verdien er null, skal dette også spesifiseres.
I tillegg til opplysningene angitt i § 3, skal de særskilte regnskapene inneholde minst:
a) Anvendte fordelingsnøkler
b) En oppstilling som viser sammenhengen mellom de særskilte regnskapene og rettssubjektets årsregnskap spesifisert på:
- Driftsinntekter
- Driftskostnader
- Finansposter
- Årsresultat
- Eiendeler og gjeldsposter
§ 15. Utvidede krav til noteopplysninger
I tillegg til kravene som følger av § 4, skal noten om transaksjoner med nærstående etter § 4 andre ledd bokstav a) angi om transaksjonene er belastet barnehagene ved direkte henføring eller forholdsmessig fordeling.
§ 16. Utvidede krav til ledelsens rapportering
I tillegg til kravene som følger av § 5, skal ledelsens rapportering inneholde en bekreftelse på at fordelingene av kostnader, inntekter, eiendeler og gjeld i de ulike barnehagene i rettssubjektet er gjennomført i henhold til forskriftens § 14 andre ledd.
§ 17. Bokføring og spesifikasjon
Direkte henførbare inntekter og kostnader skal kunne presenteres på transaksjonsnivå for den enkelte barnehage.
§ 18. Dokumentasjon
I tillegg til dokumentasjon i tråd med § 6, skal fordelingen av inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld, herunder fordelingsnøkler og begrunnelsen for valg av dem, dokumenteres. Dokumentasjonen av fordelingsnøklene må oppdateres så ofte som omstendighetene tilsier det, minimum én gang i året.
